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用Word精确设置公文格式的方法步骤  

2017-08-23 14:50:02|  分类: 实用相关 |  标签: |举报 |字号 订阅

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一、党政机关公文格式处理存在的主要问题

党政机关公文格式设置的主要问题体现在机关标志的设置、发文字号与签发人的排列和分隔线的制作上。

(一)发文机关标志设置的主要问题有二

1.欠精确

《党政机关公文格式》规定信函发文机关标志上边缘至上页边为30mm,命令为20mm,余者为35mm。有些秘书在发文机关标志前分别空3、2、3.5 行, 根据版心高225mm 和一般每页排22 行的规定,机关标志与上边缘距离约为30.7、20.5、35.8mm,不合规范,此法不妥。亦有人仅在发文机关标志前空一行,将该行的行距设置为2.9、2.4、3.4 倍,或根据毫米与磅的换算关系设置行距为85、71、99 磅。此二法亦非精确设置途径,且未能考虑发文机关标志前标注份号、密级与保密期限、紧急程度等占行的需要。

2.操作步骤复杂

熟悉Word 处理技术的秘书都采用文本框定位法设置机关标志。此法需三步操作。首先插入横排文本框,其次输入发文机关标志,完成字体字号调整和套色工作,最后改变文本框属性。第一步和最后一步相当繁琐。第一步执行“插入”-“文本框”-“横排”时,立即跳出“在此建立图形”的对话框,若在对话框内建立文本框,对话框将占据一定页面,破坏公文格式。最后一步需作三项工作。

一是:将线条设为无色。

二是:把“文本框”-“内部边距”所有数值设为“0”,同时去掉“Word 在自选图形中自动换行(W)”前的“√”,选中“重新调整自选图形以适应文本(T)”,使文本框自动调整边框,紧密贴近文字。

三是:进入高级页面,将文字环绕设为“上下型”,以使机关标志占满所在行空间,“图片位置”-“水平对齐”选为“相对于页边距居中对齐”,垂直对齐则选择“绝对位置”-“页边距”,下侧将信函、命令设为3.2厘米,其余文件设为3.5 厘米。

(二)发文字号与签发人的排列欠规范。

发文字号年份部分应当用六角括号(“〔〕”)括起。由于键盘没有该符号,一些秘书用四角括号(“[]”)或弧形括号即“()”替代。当发文字号与签发人同行排列时,有个别文件未能分别居左空一字或居右空一字。居某个方向空字排列出错的还有署名及成文日期、印发机关与印发日期、页码等。

(三)分隔线定位欠准确

除了命令,其余14 种公文都需印制分隔线。

版头处:信函以外的13 种公文,其分隔线印制于发文字号之下4 mm 处,信函的分隔线则印制于发文机关之下4mm 处。此处的分隔线一般采用图片定位法制作。13 种公文在贴近发文字号下边缘处插入一条横线,双击之,执行“版式”-“高级”,“图片位置”-“水平对齐”选择“相对于页边距居中对齐”,“垂直对齐”则选择“绝对位置”-“行(或段落)”,下侧设为“0.4”厘米。在发文字号下边缘插入横线不好把握距离。远或近了,分隔线将不是相对发文字号距离0.4 厘米,而是相对于发文字号的下一行或上一行距离0.4 厘米。信函则在发文机关标志下插入双线(武文线),由于发文机关采用文本框定位,线条与文本框之间没有适合的方法设置出0.4 厘米的距离,往往导致信函版头双线定位不准确。

版记处:一如上文采用图片定位法。由于13 种公文版记处需印制三条分隔线,依此法需分别设置线高、版式和对齐方式,较为繁琐。信函版记因只有一条上细下粗的双线(文武线),则相对好处理,又因暂无其他更好的方法,故信函版记的分隔线沿用图片定位法。

二、精确设置党政机关公文格式的方法

党政机关公文格式设置可分为两部分:页面设置和各要素排列。此处就Word 的处理技术,对一些容易出错的格式进行精确设置的探讨。

(一)页面设置

1、页边距的设置。

公文用纸天头为37mm,订口为28mm,版心尺寸为156 mm×225mm。由于Word 文档不能直接设置版心,需要通过页边距设置,即将上下左右页边距设置为3.7、3.5、2.8、2.6 厘米。

2、版心文字排列。

版心“一般每面排22 行,每行排28 字”,执行“页面设置”-“文档网格”,将“网格”、“字符- 每行”、“行- 每页”分别设置为“指定行和字符网格”、“28”、“22”。

(二)各要素的设置

1.密级和保密期限的排列。

密级和保密期限之间要插入一个五角星,需三步骤。

(1)首先执行“插入”-“图片”-“自选图形”-“星与旗帜”-“五角星”,于“在此创建图形”对话框外插入五角星。

(2)随后调整五角星大小,使其与三号字相仿。

(3)最后,双击五角星,跳出“设置自选图形格式”对话框,将“填充颜色”和“版式”设置为“黑色”、“嵌入型”。经嵌入型设置,密级和保密期限若需调整位置,五角星将与之移动,避免了额外操作程序。最后,将五角星移到密级与保密期限之间。

2.发文机关标志与版头分隔线的设置。

采用表格定位法设置机关标志,同时完成版头分隔线的制作。

(1)执行“表格”-“插入”-“表格”,插入行数、列数均为“1”及固定列宽为“15.6”或“17”厘米的表格。

(2)随后在表格内输入机关标志信息,调整字体、字号和颜色,再单击右键,执行单元格对齐方式,选择“居中”处理。接着双击表格左上角的“田”字符号,执行“表格”-“文字环绕”,单击“环绕”图标,随后单击环绕图标右侧的定位,执行表格定位。将水平对齐设为“相对于页边距居中”,垂直位置设为“相对于页边距2 或3 厘米对齐”,将距正文的所有数值设为“0”,全部去点选项前的“√”,单击确定,返回表格页面。

(3)最后,单击边框与底纹,将信函的线型选为上粗下细的武文线(13 种公文无需此项操作),颜色选为红色。然后单击预览处上、左、右线条以去掉表格相应线条。仅保留下线作为分隔线。若为信函,将光标移到发文机关标志所在行,执行“格式(必须单击工具栏)”-“段落”-“间距”,将段后设为“0.4”厘米。若是13种公文,则在表格内完成发文字号与签发人输入,于发文字号所在行设置“段后0.4”厘米。

注:联署发文,分情况处理。若机关个数为奇数,可在中间的机关名称后添加“文件”二字,其余机关名称以中间机关名称为基准左侧对齐即可。若为偶数个机关发文,只能采用文本框定位法。各用一个文本框输入机关名称和“文件”二字,调整字体字号和套色后,参照本文第二部分提及的文本框定位法处理。注意,仅对机关名称文本框进行版式设置,在最后一个机关名称后连按四次“空格”键,留出两字空格,拉动文本框右边框,使空字行刚好显示段落标记,再以机关名称中部为基准,将“文件”文本框移到其右侧,其右边框与机关名称文本框的右边框重合。最后,去掉文本框线条颜色。此法繁杂,却是无奈之举。

随后,行数与列数均为“1”及固定列宽为“15.6”厘米的表格,输入发文字号及签发文,仿照前文设置版头分隔线。

3.发文字号与签发人的排列。

六角括号执行“插入”-“特殊符号”-“标点符号”,双击“〔”即可。若为上行文,发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名同行排列,签发人居右空一字。若签发人仅占一行,可右键单击发文字号所在行,执行段落,将左右缩进均设为“2 字符”,然后于发文字号与签发人之间连续按空格键,以未跳行为准。若签发人占两行或以上,在最后一行设置“左右缩进2 字符”,其他行签发人,全部居右处理,设为“右缩进2字符”。

4.版记分隔线的制作。

13 种公文,可采用表格定位法设置。第一步,插入一个列数为“1”、行数为“2”及固定列宽为“15.6”厘米的表格,输入抄送机关、印发机关和印发日期的相关信息。第二步,双击表格左上角“田”字符号,参照发文机关标志表格定位法处理,所例外者有三。一是垂直位置选择相对于页边距底端对齐,二是仅去掉左右线条,三是将首末二线之高设为“宽度1 磅”,即接近.35mm,将中线之高设为“宽度3/4 磅”,即接近0. 25 mm。需要说明的是,此三线之高度,《格式》只推荐数值,未硬性要求,且表格线条的粗细只能设置磅值,不能以厘米为单位设置,故此作接近式设置。

信函,可用图片定位法。插入横线后,双击线条,将线型设为武文线,套色,宽度设为17厘米,执行“版式”-“高级”-“图片位置”,水平设为相对于页边距居中对齐,垂直对齐选择“绝对位置”-“页边距”,下侧设为“20.5”厘米。由于版心高225mm, 在版心上边缘下侧205mm 处设置分隔线,该线距离下页边刚好是20mm。亦可用表格定位法设置。插入一个行数、列数为“1”及固定列宽为“17”厘米的表格,将表格定位为水平位置相对于页边距居中,垂直位置相对于页边距底端对齐,随后处理线型和颜色,去掉左、右、下三线,最后将表格高度设为“2”厘米。

由于信函每页均需印制机关标志和版记分隔线,为避免操作麻烦,可执行“视图”-“页眉与页脚”,分别设置机关标志和版记分隔线,退出页眉与页脚后,所有页面将自动出现以上要素。

5.页码。

页码要求数字左右各放一条一字线,单页码居右空一字,双页码居左空一字。执行“插入”-“页码”,对齐方式选择“外侧”,再单击“格式”,数字格式选择左右均带横线的形式。插入页码后,分别对任意单双页码进行缩进字符设置即可。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。设置此格式,需要分节处理。将光标移到空白页,执行“插入”-“分隔符”,分节符类型选择“连续”。执行“视图”-“页眉和页脚”,弹出“页眉和页脚”对话框,单击“连接到前一个”图标,跳出新对话框,单击“否”,使本节页眉页脚的格式与上一节不同,删除本节任意单双页码。注意,编辑页眉页脚后,页眉处出现一条横线,应执行“格式”-“样式和格式”,点击“清除格式”将其去掉。信函首页不显示页码,执行“页面设置”-“版式”,选择“首页不同”。

四、结束语

党政机关公文格式关于文字字体、字号、颜色的格式要求相对简单,稍加学习就能掌握。由于公文主体处的格式主要涉及文字处理,故本文不述。页面设置、要素的位置排列则相对复杂。本文仅对这些有难度的格式的精确设置提供途径,供秘书工作者使用。

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