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办公必备!文档排版处理基本步骤!  

2018-01-23 14:28:44|  分类: 实用相关 |  标签: |举报 |字号 订阅

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对于文字处理排版技术是每个办公室人员的必备技能,当我们拿到一篇文字文档时该如何设置、排版,要注意些什么事项,基本的常规操作是些什么?我们结合着《交通法》中的部分内容来讲解文字排版的基本步骤。

一篇文档涉及到排版操作的基本上有以下几项:

(一)字体、字号、标题设置

(二)段落间距、行距设置

(三)页面布局设置:纸型、边距

(四)页码设置

(五)目录设置

下面我们逐项进行实践操作

办公必备!文档排版处理基本步骤!

(一)字体、字号、标题设置

由于各单位的公文排版要求不一样,以各单位的具体要求为准。但字体总的原则来说,标题的字号要比正文的大一号,标题可以和正文是同一字体,也可以是不同的字体,同一字体的标是要加粗显示。

以上文为例,我们把所有章节设置为标题,字体是黑体,字号是三号,加粗居中,正文是四号字。本例中因我们要用到插入目录操作,所有的标题我们用标题二来设置,要生成目录的必须用标题式样来设置,下级标是依次降级,如大标题用标题二,小标题就用标题三。

办公必备!文档排版处理基本步骤!办公必备!文档排版处理基本步骤!

(二)段落间距、行间距设置

要对全文进行段落、行间距设置,我们利用快捷键ctrl+A全选中整篇文档,然后在开始选项卡中打开段落设置。

办公必备!文档排版处理基本步骤!

为了美观,我们在段前、段后值中都输入0,也就是段与段之间不留间距,在行距中输入28,最小值确定即可r看到间距的改变(具体要输入多少根据字号大小而定,或按标准设置)。

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(三)页面布局设置:纸型、边距

在纸型选项中,一般有A型纸,和K型纸两类,A型纸有A3/A4/A5,K型纸中,一般有32K、64k、8k。公文处理中最常见的是A4纸。

页边距,我们一般是左边2,8cm,上边2,8cm,上边及右边都是2cm

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(四)页码设置

从插入选项卡中,打开页眉页脚,在设置页码格式中指定一种样式,然后确定即可完成

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(五)目录设置

因为我们在设置标题时已经使用了标题样式,所以可以直接生成文档目录了。

我们把光标定位到最后,或者最前,本例把目录放在最后,然后打开【引用】选卡,在左边的【目录】按钮中选择【自动目录2】即可自动生成目录。效果如下:

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以上就是文档排版的一般步骤,当然还有其他很多细节没有说明,其他版式的设置改天又介绍。希望本文对您有所帮助!谢谢大家!

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